La multiplication des outils de communication apporte assurément un plus à toute organisation ayant besoin de diffuser de l’information, et notamment les communes.
Pour autant, parce que chaque média possède ses propres caractéristiques et temporalités, ils en augmentent d’autant le travail des personnes en charge de les alimenter.
Nous vous proposons dans cet article de faire un petit tour des principaux outils numériques disponibles et de leurs complémentarités. Nous verrons également quelles stratégies vous pouvez mettre en place afin d’optimise vos actions de communication.
A noter que nous n’aborderons pas ici le cas des outils non-numériques (bulletin papier, affichage…). Peut-être dans un prochain article ? 😉
1 – Le site internet
Le site internet a pris une place centrale dans la communication des organisations. Par sa disponibilité 24h/24, sa grande facilité d’accès (un ordinateur ou un smartphone et une connexion internet suffisent pour le consulter) et son immense capacité d’information (quasiment illimitée), il est avec le bulletin papier l’outil d’information préféré des citoyens.
Pour autant, il convient que le site internet de la mairie réponde à plusieurs critères afin d’optimiser son utilisation :
- être administrable facilement et dans une grande mesure, et permettre une bonne utilisation avec un temps de travail réduit,
- proposer aux habitants une navigation simple et un accès intuitif et rapide à l’information,
- établir autant que possible des passerelles techniques avec les différents outils de communication en place pour éviter les doubles saisies et centraliser les différents canaux.
Ces caractéristiques en font aujourd’hui l’outil universel et la base de toute stratégie de communication.
2 – L’application mobile
Apparues il y a quelques années, les applications mobiles offrent un avantage particulièrement intéressant dans la capacité à envoyer en temps réel de l’information vers l’usager (on parle de “push” ou “pousser l’info”). C’est un outil particulièrement pratique pour diffuser rapidement des informations importantes comme des alertes ou annonces d’événements.
Cet outil présente toutefois quelques inconvénients :
- il nécessite une démarche volontaire de la part de l’usager pour rechercher l’application, l’installer, paramétrer les notifications,
- il nécessite de disposer d’un smartphone (les annonces sont rarement consultable sur ordinateur),
- de par l’offre très abondante d’applications mobiles, les usagers ont tendance à désactiver les notifications ou à les ignorer, ce qui réduit fortement l’intérêt de l’outil.
Enfin, il convient de noter qu’une mairie qui n’utiliserait que cet outil pour informer ses habitants pourrait se voir accuser de discrimination puisque seuls les usagers disposant d’un smartphone et ayant installé l’application auraient accès aux informations.
Lorsque un site internet et une application mobile cohabitent, nous préconisons d’établir des synchronisations automatiques de l’un vers l’autre afin d’élargir la diffusion des informations.
3 – Les alertes SMS
Les alertes SMS se sont généralisées dans de nombreux services : rappels de RDV, codes de validation… Dans le cadre d’une stratégie d’information, les alertes SMS sont très pratiques pour diffuser rapidement des informations de type alertes ou annonces d’événements. A contrario de l’application mobile cet outil ne nécessite aucune installation.
Ce média présente aussi des limitations :
- nécessite une inscription volontaire et consciente de l’usager,
- nécessite de disposer d’un téléphone mobile*,
- rentre dans le champ du RGPD et vous oblige donc à des procédures rigoureuses,
- ne peut concerner que des messages courts, sans image,
- les messages sont très volatiles, avec une durée de visibilité courte.
Comme l’application mobile, cet outil ne doit pas être utilisé seul sous peine de risquer une accusation de discrimination.
* Si certaines lignes et téléphones fixes peuvent recevoir des SMS, cet usage n’a pas connu un important développement.
4 – La newsletter
Une newsletter constitue également une très bonne solution pour informer vos habitants sur la vie communale, sociale et culturelle. Elle présente les avantages d’être envoyée par mail directement aux destinataires, de pouvoir être présentée avec une mise en page graphique et d’être consultable sur plusieurs types d’appareil : ordinateur, tablette, smartphone…
On peut noter toutefois les inconvénients suivants :
- nécessite une inscription volontaire et consciente de l’usager,
- rentre dans le champ du RGPD et vous oblige donc à des procédures rigoureuses,
- nécessite un investissement relativement important de rédaction et mise en page*.
De part son caractère restrictif dû à l’inscription obligatoire, une newsletter ne peut constituer l’outil d’information unique de votre collectivité. Elle peut cependant constituer un excellent complément au site internet.
* En ce qui nous concerne, en accord avec notre philosophie consistant à simplifier la vie de nos clients, nous mettons en place un process permettant de générer automatiquement des newsletters à partir des actualités publiées sur le site internet, au rythme qui leur convient, avec une mise en page automatique. La newsletter devient ainsi une alliée du site internet vers lequel elle dirige les usagers.
5 – Réseaux sociaux
Ils ont pris une place prépondérante dans l’espace informationnel : les réseaux sociaux ont ceci d’intéressant qu’ils diffusent l’information vers des groupes sociaux : jeunes/moins jeunes, actifs/retraités, hommes/femmes, communautés professionnelles ou géographiques plus ou moins étendues… Ils peuvent donc évidemment être inclus dans votre stratégie avec profit.
Les réseaux sociaux présentent eux-aussi quelques inconvénients :
- l’accès à l’information nécessite une démarche d’inscription (dans tel ou tel groupe) volontaire de la part de l’usager,
- l’abondance de réseaux sociaux et de publications rend vos informations très éphémères, voire invisibles parce que noyées dans la masse,
- l’offre abondante rend difficile la sélection des réseaux sociaux les plus pertinents pour votre commune,
- l’immédiateté induite par ces outils vous oblige à une mobilisation et une réactivité importante,
- les messages sont très volatiles, avec une durée de visibilité courte.
A noter que l’usage unique des réseaux sociaux dans le cadre d’une stratégie de communication peut ici aussi vous valoir une accusation de discrimination.
Vous avez intégré des réseaux sociaux dans votre malle à outils ? Pour éviter les doubles saisies nous recommandons d’établir des synchronisations avec le site internet.
6 – L’affichage électronique
Les panneaux d’affichage électronique se généralisent depuis quelques années. Ils permettent de diffuser de l’information localement et en temps réel.
Au titre des inconvénients on peut souligner :
- ces supports constituent un investissements financier important, tant à l’installation qu’à l’entretien,
- ils sont parfois perçus comme générant une pollution visuelle dans l’espace public, au même titre que les affiches publicitaire,
- ils présentent des restrictions importantes en terme de messages : longueur réduite, faibles possibilités d’illustration, voire aucune,
- les messages sont très volatiles, avec une durée de visibilité courte.
Certains fabricants de panneaux électroniques proposent l’export des messages dans un format pouvant être exploité sur le site internet.
Conclusion
On le voit, les outils de communication numérique disponibles sont nombreux et divers. Si cette grande offre permet de toucher un public élargi, elle induit aussi une charge de travail et une disponibilité importantes, qui sont rarement à la portée des petites communes.
C’est la raison pour laquelle chez Commu’net nous cherchons à faciliter le vie de nos clients en établissant chaque fois que possible des échanges automatisés de données entre les différents médias, afin de réduire les saisies multiples.